Déclaration de politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels sur la santé pour les enfants et leurs familles

Votre vie privée est importante

Le Centre de la petite enfance et de la famille Connections s’engage à assurer votre confidentialité et à protéger votre vie privée et les renseignements personnels sur votre santé, qui nous sont communiqués dans le but de fournir un service communautaire. Nous gérons toutes vos informations conformément à la loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé et à d’autres lois applicables. Ce document de politique fournit des informations générales sur nos politiques et procédures en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation des informations personnelles. Cette politique s’applique à Connections et à ses partenaires contractuels qui peuvent vous fournir des services en notre nom.

 

Types de renseignements personnels sur la santé que nous recueillons

Les informations de santé personnelles sont un terme utilisé pour désigner les informations qui peuvent être utilisées pour distinguer ou identifier un individu.

Le type d’informations personnelles sur la santé que nous recueillons varie en fonction de la nature de votre relation avec Connections.

Pour les enfants et leurs familles, les types d’informations personnelles sur la santé que nous pouvons utiliser sont les suivants La collecte comprend le nom du parent ou du tuteur légal, le nom et la date de naissance des enfants, le rôle de chaque membre de la famille de l’enfant bénéficiant des services (soignant principal, secondaire et bénéficiaire des soins), l’adresse et le numéro de téléphone, l’adresse électronique de chaque soignant et bénéficiaire des soins, le sexe de l’enfant bénéficiant des services, l’état civil du soignant et des autres membres de la famille, la langue des services, tout autre programme de développement sain de l’enfant auquel l’enfant est affilié, les autres organismes concernés par l’enfant, les détails de la grossesse, le revenu du ménage, les antécédents médicaux de l’enfant, les besoins sociaux et physiques passés et actuels de l’enfant et d’autres préoccupations liées à la santé, par exemple les allergies et les médicaments.

 

Buts de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels sur la santé

Nous identifierons les objectifs pour lesquels les informations sont collectées avant ou au moment de la collecte.

Nous ne collecterons, n’utiliserons et ne divulguerons que les informations de santé personnelles nécessaires à la réalisation de ces objectifs.

Les renseignements personnels sur la santé ne peuvent être utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec votre consentement ou si la loi l’exige.

Les renseignements personnels sur la santé sont exigés de temps à autre par le ministère de l’Enfance et de la Jeunesse, la ville de Windsor et d’autres bailleurs de fonds dans le cadre d’ententes contractuelles. Ces informations sont généralement appelées « données ».

Pour les enfants et leurs familles, nous recueillons, utilisons et divulguons des informations personnelles sur la santé aux fins principales suivantes :

    • Fournir un service d’orthophonie préscolaire
    • Assurer le service du programme d’audition des nourrissons
    • Fournir un service de programme de basse vision pour les aveugles
    • Fournir le service du Programme de la petite enfance de l’Ontario et les programmes financés associés.
    • Pour répondre à nos exigences en matière de collecte de statistiques
    • Mener des activités d’amélioration de la qualité et de gestion des risques

Pour les enfants et leurs familles, nous ne partageons ni ne divulguons les informations de santé personnelles avec quiconque en dehors de Connections sans obtenir votre consentement (ou le consentement d’une autre personne légalement habilitée à donner, refuser ou retirer son consentement en son nom). Il est raisonnable de supposer que les familles qui acceptent le service ont donné leur consentement.

Nos processus d’obtention du consentement pour la divulgation d’informations personnelles sur la santé sont conformes aux exigences légales et professionnelles. L’obtention d’un consentement approprié pour la divulgation d’informations consiste généralement à s’assurer de votre connaissance et de votre accord :

    • La nature des informations personnelles à divulguer
    • La manière dont les informations personnelles seront divulguées
    • L’objectif de la divulgation
    • La personne ou l’organisme à qui les informations personnelles seront divulguées
    • La période pendant laquelle l’autorisation de divulgation d’informations est active.

Les exceptions aux procédures de consentement habituelles ne se produisent que si la loi et les normes professionnelles et éthiques l’exigent ou le permettent :

    • En cas de suspicion de mauvais traitements ou de négligence envers un enfant
    • Dans les situations de danger imminent
    • Dans les situations où l’obligation de déclaration par les employeurs aux organismes de réglementation professionnelle est prévue par la loi.
    • Dans le cadre d’une procédure judiciaire, pour se conformer à une citation à comparaître ou à un ordre émis par une personne compétente pour obliger la divulgation.

Vous pouvez refuser de donner votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos informations personnelles sur la santé et le consentement ne sera pas implicite et votre refus accepté. Vous avez le droit de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels sur la santé à tout moment, sauf si la collecte, l’utilisation et la divulgation sont exigées ou autorisées par la loi.

Nous vous informerons pleinement des conséquences d’un refus ou d’un retrait du consentement.

 

Garantir l’exactitude

Connections met tout en œuvre pour que les informations recueillies soient exactes, complètes et à jour. Vous avez le droit de contester l’exactitude de ces informations. Connexions peut accepter les changements d’information verbalement, notamment les changements d’adresse et de coordonnées. Les modifications sont effectuées sur demande et les informations historiques sont conservées. Si vous souhaitez contester l’exactitude des informations personnelles sur les soins de santé et/ou l’exhaustivité des dossiers, vous devez formuler votre demande par écrit à l’adresse office@smflc.ca ou sous une autre forme de communication écrite. Aucune partie de l’information originale ne sera modifiée ou détruite par Connections jusqu’au moment de l’élimination.

 

Accès aux informations personnelles sur la santé

Connections donnera accès aux informations personnelles sur la santé aux personnes qui ont légalement le droit de donner, de refuser ou de retirer leur consentement et prendra pleinement en considération les demandes dans un délai raisonnable. Veuillez contacter le responsable de la protection de la vie privée à l’adresse info@connectwithus.ca pour votre demande.

 

Garanties et sécurité

Le personnel de Connections est formé au respect de la vie privée et de la confidentialité. Ils sont également formés aux politiques et procédures de notre Centre en matière de vie privée et de confidentialité, y compris la prévention de la perte de dossiers et de l’accès non autorisé.

Les informations personnelles sur la santé peuvent être stockées sur papier et/ou sous forme électronique. Toutes les informations sont protégées par des mesures de sécurité physiques et électroniques adaptées à la nature des informations, et ne sont accessibles qu’au personnel autorisé. En cas de vol, de perte ou d’accès abusif à des renseignements personnels sur la santé, la personne concernée (ou la personne légalement habilitée à donner, refuser ou retirer son consentement en son nom) en sera informée.

 

Conservation et élimination des renseignements personnels sur la santé

Connections conservera vos informations de santé personnelles aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation de ces objectifs et/ou pour se conformer aux exigences légales et contractuelles. Les informations seront conservées conformément à notre politique de conservation.

Pour les enfants et leurs familles, les informations de santé personnelles seront déchiquetées afin de protéger votre identité.

Les informations relatives aux familles pour le programme d’audition des nourrissons, le programme préscolaire d’orthophonie et le programme pour les aveugles et les malvoyants seront conservées pendant dix ans après le dix-huitième anniversaire de l’enfant. Les renseignements sur les familles pour les Programmes de la petite enfance de l’Ontario sont conservés pendant trois ans.

 

Examen et modification des politiques

Connections révisera et modifiera régulièrement ses politiques et procédures afin de s’assurer qu’elles sont efficaces et efficientes dans la protection de vos informations de santé personnelles.

 

Questions ou préoccupations

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez déposer une plainte sur la manière dont nous protégeons vos informations personnelles sur la santé, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée :
Responsable de la protection de la vie privée
Centre familial Connections Early Years
519-252-9696
info@connectwithus.ca

Vous avez également le droit de vous plaindre auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, à l’adresse ci-dessous, si vous avez des préoccupations concernant nos pratiques en matière de protection de la vie privée ou la façon dont vos renseignements personnels sur la santé ont été traités :
Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée/Ontario
2 Bloor Street East, Suite 1400, Toronto, Ontario M4W 1A8
1-800-387-0073
TDD/TYY : 1-416-325-7539
FAX : 1-416-325-9195
www.ipc.on.ca